Un cliente recoge el coche el lunes a las 10:00 y lo devuelve el miércoles a las 13:00. ¿Cuántos días le cobras: dos o tres? Depende de tu sistema de conteo. Y esa decisión, repetida miles de veces al año, tiene impacto directo en tu facturación y en las discusiones de mostrador.
Existen dos escuelas, cada una con su lógica. Vamos a verlas, y luego cómo configurar en car-rent.es la que uses para que el sistema la aplique siempre igual y nadie tenga que echar cuentas a mano.
Sistema 1: por bloques de 24 horas
El día empieza a contar en la hora de recogida y cada 24 horas es un día. En el ejemplo de arriba:
- Lunes 10:00 → martes 10:00 = día 1
- Martes 10:00 → miércoles 10:00 = día 2
- Miércoles 10:00 → 13:00 = ha pasado del bloque, empieza el día 3
Con este sistema, la devolución del miércoles a las 13:00 cuenta como 3 días, porque se ha superado el tercer bloque de 24 horas (normalmente con una tolerancia o "período de cortesía" de una o dos horas).
Es el sistema clásico de las grandes multinacionales del alquiler y el más "justo" en términos de uso real del vehículo: pagas por el tiempo que lo tienes. La pega: genera discusiones ("¡pero si lo traigo solo tres horas tarde!").
Sistema 2: hasta el final del día (día natural)
Aquí no cuentan las horas exactas, sino los días de calendario. El contrato siempre vence al día siguiente por la mañana (por ejemplo, a las 8:00), independientemente de la hora de recogida. Muchos rent a car locales, sobre todo en zonas turísticas, trabajan así porque es más fácil de explicar y evita broncas.
Con este sistema, el cliente que recoge el lunes y devuelve el miércoles sabe desde el principio que su contrato "cierra" cada mañana, y no hay sorpresas por traerlo unas horas tarde dentro del mismo día.
La ventaja es la simplicidad y la paz en el mostrador. Es un modelo muy habitual en las islas, donde el cliente valora que le cuenten las cosas claras.
Ni mejor ni peor: el tuyo, aplicado siempre igual
No hay un sistema correcto. Hay el que encaja con tu negocio. Lo que sí es un problema es que cada empleado lo aplique a su manera: uno cuenta 24 horas, otro redondea al día natural, otro "hace un favor" al cliente que le cae bien. Eso es dinero que se escapa y contratos inconsistentes.
Por eso en car-rent.es lo hemos convertido en una opción de empresa: lo eliges una vez y el sistema calcula los días de todos los contratos exactamente igual, sin depender de quién esté en el mostrador.
Y ya que hablamos de precios: ¿con IGIC incluido o no?
Aquí en Canarias tenemos otra decisión que cambia cómo se muestran los números: ¿las tarifas que manejas ya llevan el IGIC dentro o se lo sumas al final?
Los dos enfoques son legítimos y cada empresa tiene el suyo. El problema, otra vez, es la inconsistencia: que en un sitio el precio salga con impuesto y en otro sin él, y que los totales no cuadren.
car-rent.es también lo hace configurable: marcas en Configuración si tus tarifas son con IGIC incluido o sin incluir, y a partir de ahí todos los cálculos —el precio por día, los seguros, los extras, el desglose de la factura— se adaptan de forma coherente. El cliente ve siempre el número correcto y tu contabilidad cuadra.
El extra: ajustar el total cuando toca
Por muy bien afinado que esté el cálculo automático, a veces hay que cerrar un precio a mano: un cliente habitual, un fin de temporada, un paquete especial. Para eso puedes permitir (o no, según el empleado) ajustar el total del contrato durante el alta.
Cuando se ajusta el total, el sistema recalcula hacia atrás el desglose y el IGIC para que la factura siga siendo correcta y legal, sin números inventados. Tú decides el precio final; el software cuadra las tripas.
La idea de fondo
Un buen software de rent a car no te impone su forma de trabajar: se adapta a la tuya y luego la aplica sin fallos, contrato tras contrato. Sistema de días, IGIC incluido o no, y ajuste de total son tres ajustes pequeños que, bien puestos, te ahorran discusiones, cuadran tu caja y hacen que todo tu equipo cobre igual.
Puedes verlo funcionando con tus propias tarifas en la página de funcionalidades, o comparar lo que incluye cada plan en precios.