Hay una conversación que tenemos con casi todos los rent a car que se plantean cambiar de programa. Va más o menos así:
—Oye, ¿y el contrato sale como el mío?
—No, sale como el del programa.
—Ya… es que llevo quince años con este contrato.
Y tienen razón en preocuparse. El contrato no es un papel cualquiera: es el documento que el cliente firma, el que enseñas si hay un problema, el que tu equipo lleva años rellenando con los ojos cerrados. Cambiarlo por otro solo porque el software no sabe hacer el tuyo es una razón bastante pobre.
Así que lo hemos resuelto: en car-rent.es el contrato lo diseñas tú.
Tres formas de tener tu contrato
No todo el mundo quiere lo mismo, así que hay tres caminos y los tres acaban en el mismo sitio.
1. Eliges uno de la galería
Cuatro diseños profesionales, listos para usar, que puedes ver a tamaño real antes de decidir:
- Clásico: secciones con banda de color y croquis de daños. El de uso general.
- Compacto: todo apretado en una rejilla, sin croquis. Para mostradores de mucho volumen, donde cada segundo cuenta.
- Premium: sobrio, con aire y tipografía serif. Para gama alta y clientes de empresa.
- Turístico bilingüe: cada etiqueta en español e inglés, con el croquis bien visible. Para aeropuerto y zona turística.
Eliges uno, se copia a tus plantillas y a partir de ahí es tuyo: puedes retocarlo sin miedo, porque el original no se toca. Prueba los cuatro si quieres.
2. Nos subes el contrato que ya usas y lo monta la IA
Esta es la que más sorprende. Haz una foto con el móvil al contrato de papel de tu empresa —mejor uno en blanco, sin rellenar— y súbela. La inteligencia artificial reproduce su estructura y enlaza cada hueco con el dato que le corresponde: donde va el nombre, pone el nombre; donde va la matrícula, la matrícula.
En menos de un minuto tienes tu contrato de siempre, pero rellenándose solo.
Seamos honestos con lo que hace y lo que no: la IA te deja el 90% del trabajo hecho —el diseño montado y los datos enlazados—, pero no es un calco milimétrico. El remate lo das tú en el editor, que para eso está. Y la plantilla no se activa sola: primero la revisas y la previsualizas con datos de un contrato tuyo de verdad.
3. Lo editas tú
Si quieres control total, el editor tiene todas las variables del alquiler a un clic, agrupadas: cliente, documento, permiso, vehículo, fechas, importes, IGIC, fianza, oficinas. Las colocas donde quieras.
Y lo repetitivo viene resuelto en bloques: la tabla de precios completa con seguros e IGIC, los conductores adicionales, tu logo, el QR. Un bloque, una línea.
El detalle que nadie cuenta: que quepa en una hoja
Aquí va una historia real de este mismo mes. Estábamos revisando la impresión y medimos cuántas páginas ocupaba el contrato con datos normales. Salieron dos.
Dos páginas significa el doble de papel, el doble de tóner y —lo que más molesta— el cliente esperando en el mostrador mientras la impresora escupe una segunda hoja que nadie quería.
Lo rediseñamos entero para que entre en una sola cara de A4. Pero eso solo no basta, porque el contrato no siempre pesa igual: hay empresas con condiciones legales larguísimas, y días con dos conductores adicionales.
Así que el contrato se ajusta solo: cuando el contenido aprieta, encoge el texto legal —que es lo que varía entre empresas— lo justo para seguir cabiendo. No recorta nada y los datos del alquiler se mantienen siempre a tamaño legible. Lo probamos con condiciones de más de 7.000 caracteres: sigue entrando en una cara.
El croquis de daños, donde tiene que estar
Si alquilas coches, sabes que el momento crítico no es la firma: es la devolución. "Ese golpe ya estaba". "No, ese golpe no estaba".
El contrato lleva impreso el dibujo del coche —vista superior y lateral— con su leyenda: rayado, abollado, pintura, cristal, falta de pieza. Tu operador marca a mano el estado en la entrega, y otra vez en la devolución. Papel, bolígrafo y firma: el sistema de toda la vida, que sigue siendo el que menos discusiones genera.
Y un QR que se lleva las reimpresiones por delante
Opcional, pero recomendable. El contrato puede llevar un código QR que el cliente escanea con el móvil y le abre su contrato completo con todas las condiciones. Sin instalar nada.
Tres cosas que resuelve:
- El cliente que llama a los tres días pidiendo copia del contrato. Ya la tiene en el móvil.
- La letra pequeña. Las condiciones completas caben online sin apretar el papel.
- El soporte duradero del artículo 63 del TRLGDCU, que te pide entregar el contrato en un formato que el cliente pueda conservar.
Un apunte técnico que nos importa: el QR se genera en el navegador, no en un servicio externo. El enlace al contrato de tu cliente no viaja a ninguna empresa de terceros.
Si tienes matriciales, no las tires
Este sector tiene una particularidad que el software moderno suele ignorar: siguen funcionando muchas impresoras matriciales con formulario preimpreso. Y funcionan bien: papel autocopiativo, una copia para el cliente y otra para la carpeta, sin escanear nada.
Lo habitual en una empresa con varias oficinas es que convivan: la del aeropuerto ya imprime en láser y la de siempre sigue con su matricial y su talonario.
En car-rent.es cada oficina elige su formato:
- Láser: imprime el contrato completo, con tu diseño, sobre folio en blanco.
- Matricial: imprime solo los datos, encajados en las casillas de tu formulario.
Y aquí va la parte que agradece el mostrador: la matricial se calibra una sola vez. Ajustas dónde cae cada dato sobre tu formulario, guardas, y se acabó. En el día a día se pulsa "Imprimir" y sale. Nada de pelearse con la configuración cada vez que entra un cliente.
Y si no te convence, atrás en un clic
Puedes tener varias plantillas guardadas y cambiar entre ellas. Duplicar una para probar variantes sin tocar la que está en uso. Y si el diseño nuevo no acaba de gustarte, lo desactivas y vuelves al estándar al instante, sin perder nada.
Porque cambiar de programa ya da bastante respeto como para, encima, tener miedo a tocar el contrato.
Qué está en cada plan
Las plantillas de contrato, la galería, el croquis de daños y el QR están en todos los planes, también en el Starter. La marca blanca —quitar la firma de car-rent.es del contrato online que ve tu cliente— es del plan Business.
Te lo contamos con más detalle en la página de contrato personalizable. Y si prefieres verlo con tu propio contrato delante, llámanos al 623 63 48 00: nos mandas una foto del tuyo y te enseñamos cómo queda.