Si tienes comerciales en la calle —en hoteles, en el puerto, en la terminal del aeropuerto, o simplemente captando clientes fuera de la oficina— conoces bien este problema: el contrato se firma en papel, y hasta que ese papel no llega al mostrador y alguien lo teclea, ese coche sigue apareciendo "libre" en el sistema.
Resultado: dobles reservas, la llamada de "oye, ¿el Corsa blanco está alquilado o no?", y una tarde entera al final del día metiendo contratos a mano, uno detrás de otro.
Hemos lanzado una función que se cargó ese problema de raíz: crear el contrato haciéndole una foto al papel. La inteligencia artificial hace el resto.
Cómo funciona, paso a paso
- El comercial cierra el alquiler con el contrato de papel de toda la vida, rellenado a mano con el cliente delante.
- Abre car-rent.es en el móvil (instalado como app) y le hace una foto.
- En 10-30 segundos, la IA lee la letra manuscrita: nombre, DNI, permiso de conducir, matrícula, fechas, horas, precio por día, seguros y total.
- El formulario aparece ya relleno. El comercial le echa un vistazo, corrige lo que haga falta y guarda.
- El contrato queda creado y el coche pasa a ocupado en el control de flota al instante.
No es OCR clásico de los que solo leen letra de imprenta: es IA de visión de última generación, la misma tecnología que está detrás de los asistentes que usas a diario. Lee letra manuscrita normal sorprendentemente bien.
Y lo más importante: no inventa datos
Cuando una IA lee un documento, la tentación es fiarse a ciegas. Aquí no hace falta: lo que no lee con seguridad lo deja vacío y te lo marca como "campo dudoso". Nunca se inventa un DNI ni una fecha. Tú siempre revisas antes de guardar, con la foto delante.
El aviso que te ahorra un disgusto: morosos
Esta es la parte que más gusta a los dueños de rent a car. Cuando la IA lee el DNI, lo cruza con tu base de datos de morosos. Si ese cliente —o el conductor— está marcado como moroso, sale un aviso rojo bien visible con el motivo y la fecha, antes de entregar las llaves.
Avisa, no bloquea: la decisión siempre es de tu equipo. Pero la información llega a tiempo, no cuando ya se ha ido con el coche.
El control de flota, siempre al día
Este es el gran cambio operativo. Con el contrato en papel tradicional, la disponibilidad real de la flota va siempre "con retraso": el coche está alquilado en la calle pero libre en la pantalla. Con el contrato desde foto, el comercial lo envía en el momento de la firma, así que:
- La oficina ve la disponibilidad real, no la de hace tres horas.
- Otro comercial no vuelve a alquilar el mismo coche por error.
- Nadie teclea un contrato entero al final del día: ya está metido.
La oficina valida con calma
¿Y el control de calidad? Cada contrato creado desde una foto entra como "pendiente de validar" en su oficina. El operador abre una pantalla partida: la foto del papel a la izquierda, los datos a la derecha. Compara, corrige cualquier cosa que la IA leyera regular, y valida. Queda registrado quién validó y cuándo.
Así juntas lo mejor de los dos mundos: el comercial va rápido en la calle, y la oficina garantiza que ni un dato se cuela mal.
Un modo pensado para el comercial
Los comerciales instalan car-rent.es como app en su móvil con una pantalla propia, el "modo comercial": botones grandes para enviar contrato por foto, crear una reserva, consultar contratos y mirar clientes. Todo a un toque, sin perderse por menús pensados para el mostrador.
¿Y el papel original?
No se pierde. La foto del contrato firmado queda archivada en el expediente, en una carpeta protegida (no se puede abrir por una URL suelta: solo la ve alguien con sesión de tu propia empresa). Tu prueba documental queda digitalizada y localizable, cumpliendo RGPD.
¿En qué plan está?
El contrato desde foto con IA y el modo comercial móvil son exclusivos del plan Business. Es la función que más diferencia a un rent a car que trabaja con comerciales en la calle. La prueba gratuita de 14 días lo incluye, para que lo veas funcionar con tus propios contratos y tu propia letra.
¿Quieres verlo en detalle antes? Te lo contamos entero en la página de contrato desde foto con IA, o llámanos al 623 63 48 00 y te hacemos una demo con un contrato de los tuyos.