Wenn Sie sich Software für Ihre Autovermietung ansehen, haben Sie wahrscheinlich schon ein halbes Dutzend Angebote gesehen, und alle sagen dasselbe: „Alles in einem“, „einfach zu bedienen“, „spanischer Support“. Und alle kosten ungefähr gleich viel. Wie entscheiden Sie sich?
Das sind die 7 Dinge, auf die es wirklich ankommt. Wenn ein Anbieter in einem Punkt scheitert, ist er nicht der richtige, egal, was auf seiner Website steht.
1. Unterstützt sie das tatsächliche Steuersystem Ihrer Region?
Wenn Sie auf den Kanarischen Inseln sind und die Software IGIC nicht pro Rechnungszeile anwendet, scheidet sie aus. Es genügt nicht, dass sie „IGIC unterstützt“ und das Häkchen setzt. Fragen Sie konkret: Kann ich einen Pkw mit 7 % und einen Transporter mit 3 % auf derselben Rechnung haben? Lautet die Antwort Nein, nützt sie Ihnen nichts. Dasselbe gilt für IPSI, wenn Sie in Ceuta oder Melilla sind.
Prüfen Sie für das Festland, ob die Rechnungsstellung die Verifactu-Vorschriften erfüllt, die mit den von der Steuerbehörde festgelegten Fristen in Kraft treten. Eine Software, die 2026 nicht auf Verifactu aktualisiert wurde, wird es auch nicht mehr werden.
2. Funktioniert sie mit mehreren Standorten, falls Sie das brauchen?
Ein einzelner Standort heute können morgen zwei sein. Fragen Sie:
- Hat jeder Standort seine eigene Vertragsnummerierung (mit eigenem Buchstaben)?
- Werden die Berechtigungen pro Standort vergeben (ein Mitarbeiter sieht nur seinen eigenen, der Inhaber sieht alle)?
- Wird die Kasse pro Standort abgestimmt?
- Hat der Inhaber eine konsolidierte Ansicht aller Standorte?
Viele Programme behandeln „Multi-Standort“ nur als Etikett: alles in einer einzigen Kasse. Wenn Sie einen Flughafenstandort und ein Stadtbüro haben, ist das nicht handhabbar.
3. Druckt sie Verträge auf Nadeldruckern?
Das klingt veraltet. Doch viele Autovermietungen im Tourismussektor verwenden für ihre Verträge weiterhin Nadeldrucker mit Endlospapier. Das ist günstig, schnell und hält dem Tempo am Flughafen stand.
Wenn Ihre Software nur A4 drucken kann, müssen Sie auch den Drucker wechseln. Das kostet zusätzlich 200–500 € und erfordert eine Umgewöhnung Ihrer Mitarbeiter. Fragen Sie direkt nach: Wird eine Matrixvorlage unterstützt?
4. Gehören Ihre Daten wirklich Ihnen?
Die entscheidende Frage: Wenn ich in zwei Jahren zu einer anderen Software wechseln möchte, wie nehme ich meine Daten mit?
Mögliche Antworten:
- „Ja, Sie exportieren jederzeit alles nach Excel/CSV“: gut.
- „Ja, aber gegen eine Migrationsgebühr“: mittelmäßig.
- „Darüber sprechen wir, wenn es soweit ist“: Finger weg.
Ihre Verträge, Kunden und Rechnungen gehören Ihnen. Ein seriöser Anbieter bestätigt das schriftlich.
5. Ist der Preis klar und frei von Überraschungen?
Warnsignale bei der Preisgestaltung:
- „Fordern Sie ein Angebot an“, ohne öffentliche Preise.
- Preis pro Nutzer statt pro Flotte (das verleitet dazu, dem Team keinen Zugang zu geben).
- Jährliche „Wartung“ in Höhe von 20 % des Softwarewerts (typisch für Individualsoftware).
- Hohe Installationskosten (bei einer SaaS-Lösung sollte es keine „Installation“ geben).
Heute üblich und sinnvoll: monatliche oder jährliche Gebühr, gestaffelt nach Flottengröße, ohne Mindestlaufzeit. Bei jährlicher Zahlung gibt es einen Rabatt. Sie kündigen, wann Sie möchten.
6. Ist die kostenlose Testphase echt?
Ein „Demo“-Angebot ist nicht dasselbe wie ein „kostenloser Test“. Demo = ein Vertriebsmitarbeiter zeigt Ihnen die Software. Test = Sie arbeiten selbst X Tage lang mit Testdaten in der Plattform.
Ein kostenloser Test sollte sein:
- Ohne Kreditkarte (damit er wirklich unverbindlich ist).
- Mit vollem Zugriff (keine abgespeckte Version).
- Ohne Druck (man lässt Sie in Ruhe testen, ohne Sie dreimal täglich anzurufen).
7. Wer steht hinter der Software?
Wenn der Anbieter verschwindet, steht Ihr Geschäft still. Prüfen Sie:
- Wer ist das Unternehmen? Sichtbare CIF auf der Website, nicht nur „info@…“.
- Wie viele Jahre sind sie schon am Markt?
- Gibt es Referenzkunden aus der Branche? (Noch besser, wenn Sie mit einem sprechen können.)
- Antworten sie innerhalb von 24 Stunden auf eine E-Mail, und zwar mit einer echten Person statt mit einem Bot?
Menschlicher Support auf Spanisch, von Menschen, die die Branche verstehen, unterscheidet eine „technisch gute“ Software von einer, „die wirklich taugt“. Wenn es Freitag um 19:00 Uhr ist und der Kassenabschluss nicht stimmt, brauchen Sie jemanden, der versteht, wovon Sie sprechen.
Bonus: Die 3 Fragen, die kein Vertriebsmitarbeiter hören möchte
- „Zeigen Sie mir einen echten Kunden, der die Software 2 Stunden lang nutzt – keine geführte Demo.“
- „Was passiert mit meinen Daten, wenn mich die Software nach 6 Monaten nicht überzeugt?“
- „Was kann die Software, was die Konkurrenz nicht kann – und umgekehrt?“
Wenn Sie ausweichende Antworten bekommen, wissen Sie Bescheid.
Warum wir hinter dem stehen, was wir verkaufen
car-rent.es erfüllt alle 7 Punkte:
- IGIC pro Zeile, IVA und IPSI nativ.
- Mehrere Standorte mit Berechtigungen und Kasse pro Standort.
- Druck auf A4 und Nadeldrucker.
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