Wir sprechen jede Woche mit Autovermietungen, die seit 10, 15 oder 20 Jahren mit derselben Excel-Tabelle arbeiten. Das Gespräch beginnt immer gleich: „Es funktioniert, warum etwas ändern?“.
Es funktioniert, kostet Sie aber Geld. Mehr, als Sie denken. Und das liegt nicht am Werkzeug, sondern an allem, was das Werkzeug nicht für Sie erledigt. Rechnen wir einmal nach.
Was sich gut messen lässt: die verlorenen Stunden
Eine typische Woche in einer Autovermietung mit 25 Fahrzeugen, einem einzigen Standort und zwei Mitarbeitern:
- Verträge von Hand erstellen (Word + aus Excel kopierte Daten): 12 Verträge × 8 Minuten = 96 Minuten/Woche.
- Kassenabschluss am Tagesende (Tageseinnahmen mit Excel abgleichen): 6 Tage × 25 Minuten = 150 Minuten/Woche.
- Einen bereits bekannten Kunden suchen (ohne Datenbank müssen mehrere Tabellen geöffnet werden): 8 Suchen × 5 Minuten = 40 Minuten/Woche.
- Monatsrechnung für ein Unternehmen erstellen (Verträge des Monats von Hand zusammentragen): 1 Stunde.
- IGIC-Berechnung des Quartals mit der Steuerberatung: 4 Stunden/Quartal = ca. 60 Minuten/Monat anteilig.
- Prüfen, welche ITV-Termine bald ablaufen (manuelle Excel-Tabelle): 30 Minuten/Woche.
- Fehler korrigieren (falsch kopierte Daten, überschriebene Tabellen, defekte Formeln): mindestens 1 Stunde/Woche.
Summe: ~7 Stunden pro Woche gehen für Abläufe verloren, die eine Software von allein erledigt. Multipliziert mit 50 Wochen pro Jahr = 350 Stunden/Jahr. Wenn diese Stunde 15 € wert ist (Lohnkosten pro Mitarbeiter), sind das 5.250 € pro Jahr, die für Verwaltungsaufgaben verschwendet werden, die kein Kunde bezahlt.
Was sich am schlechtesten messen lässt: teure Fehler
Hier gibt es keine Statistik, aber die ganze Branche kennt es:
- Eine Rechnung mit falsch berechnetem IGIC, die Sie drei Wochen später berichtigen müssen.
- Ein doppelt kassierter Mietvertrag, weil Mitarbeiter A nicht gesehen hat, dass B ihn bereits abgerechnet hatte.
- Ein doppelt reserviertes Fahrzeug, weil zwei Mitarbeiter in unterschiedliche Excel-Tabellen geschaut haben.
- Eine abgelaufene Versicherung, die bei einer Kontrolle der Guardia Civil auffällt.
- Ein Bußgeld des Finanzamts wegen Unregelmäßigkeiten in der Quartalsabrechnung.
Jeder dieser Fehler kostet je nach Fall zwischen 50 und 2.000 €. Die Wahrscheinlichkeit, dass in einem Jahr keiner auftritt, liegt praktisch bei null. Rechnen Sie mit 2–3 Vorfällen pro Jahr.
Was niemand misst: der Kunde, der nicht wiederkommt
Das sind die unsichtbaren Kosten. Ein Kunde, der sein Auto abholen will und 15 Minuten warten muss, weil „wir gerade den Vertrag ausdrucken“, kommt nicht wieder. Und er sagt Ihnen nicht, warum.
Mit Software:
- Der Vertrag wird in 30 Sekunden erstellt.
- Die Rechnung kommt automatisch per E-Mail beim Kunden an.
- Beim nächsten Besuch sind seine Daten bereits hinterlegt und müssen nur noch bestätigt werden.
Mit Excel:
- Den Vertrag erstellen Sie selbst per Copy-and-paste der Daten.
- Die Rechnung erstellen Sie von Hand in einem anderen Programm.
- Beim nächsten Mal fragen Sie ihn erneut nach seinen Daten.
Wie viele Stammkunden verlieren Sie dadurch pro Jahr? Wenn Sie 3 Firmenkunden mit jeweils 2.000 € Jahresumsatz verlieren, sind das 6.000 €, die nicht hereinkommen.
Die Gesamtsumme: 12.000 € pro Jahr
Die drei Blöcke zusammengerechnet:
- Verlorene Verwaltungsstunden: ~5.250 €/Jahr
- Fehler und Berichtigungen: ~1.500 €/Jahr
- Verlorene Stammkunden: ~6.000 €/Jahr
Geschätzte Gesamtsumme: 12.000 € pro Jahr, die Excel Sie kostet, ohne dass es in irgendeinem Konto Ihrer Buchhaltung auftaucht.
Die teuerste Software auf dem Markt kostet für eine Flotte mit 25 Fahrzeugen weniger als 1.000 € pro Jahr. Die Investition amortisiert sich in weniger als einem Monat.
Was Sie am ersten Tag gewinnen
Wir wollen Ihnen nichts vormachen: Der erste Monat mit Software ist auch Arbeit. Fahrzeuge müssen angelegt, Tarife konfiguriert und Kunden importiert werden. Aber ab Tag 30 gewinnen Sie jede Woche diese 7 Stunden.
Und am Ende des Jahres:
- Kassenabschluss in 5 Minuten statt in 25.
- Korrekte Rechnungen, ohne sie noch einmal erstellen zu müssen.
- Automatische Erinnerungen an ITV und Versicherung, 30 Tage bevor sie ablaufen.
- Auf einen Blick sehen, welche Fahrzeuge heute frei sind und welche nächste Woche.
- Das modelo 420 füllt sich von selbst aus dem Bericht der Software.
Was Sie morgen tun sollten
Testen Sie car-rent.es 14 Tage kostenlos. Ohne Kreditkarte. Legen Sie Ihre Flotte an und erstellen Sie drei Testverträge. Wenn Sie nach einer Woche nicht überzeugt sind, hören Sie einfach auf, ohne Konsequenzen.
Schwierig ist nicht, eine Software auszuwählen. Schwierig ist, die Entscheidung zu treffen, kein Geld mehr zu verlieren.