Chaque semaine, nous échangeons avec des entreprises de location de voitures qui utilisent le même fichier Excel depuis 10, 15 ou 20 ans. La conversation commence toujours de la même façon : « Ça fonctionne, pourquoi changer ? ».
Ça fonctionne, mais cela vous coûte de l'argent. Plus que vous ne le pensez. Et ce n'est pas la faute de l'outil : c'est à cause de tout ce qu'il ne fait pas pour vous. Chiffrons cela.
Ce que l'on mesure facilement : les heures perdues
Une semaine type dans une agence de location avec une flotte de 25 véhicules, une seule agence et deux employés :
- Créer les contrats à la main (Word + données copiées depuis Excel) : 12 contrats × 8 minutes = 96 minutes/semaine.
- Faire la caisse en fin de journée (encaissements du jour rapprochés d'Excel) : 6 jours × 25 minutes = 150 minutes/semaine.
- Retrouver un client déjà venu (sans base de données, il faut ouvrir plusieurs feuilles) : 8 recherches × 5 minutes = 40 minutes/semaine.
- Générer la facture mensuelle d'une entreprise (regrouper les contrats du mois à la main) : 1 heure.
- Calculer l'IGIC du trimestre avec le conseiller : 4 heures/trimestre, soit environ 60 minutes/mois en moyenne.
- Vérifier quels contrôles techniques (ITV) arrivent bientôt à échéance (feuille Excel manuelle) : 30 minutes/semaine.
- Corriger les erreurs (données mal copiées, feuilles écrasées, formules cassées) : 1 heure/semaine minimum.
Total : ~7 heures par semaine perdues sur des opérations qu'un logiciel réalise tout seul. Multipliées par 50 semaines par an = 350 heures/an. Si cette heure vaut 15 € (coût salarial d'un employé), cela représente 5 250 € par an jetés dans des tâches administratives qu'aucun client ne paie.
Ce qui se mesure le moins bien : les erreurs coûteuses
Il n'existe pas de statistiques ici, mais tout le secteur le sait :
- Une facture avec un IGIC mal calculé que vous devez rectifier trois semaines plus tard.
- Un contrat encaissé deux fois parce que l'employé A n'a pas vu que l'employé B l'avait déjà passé en caisse.
- Un véhicule réservé deux fois parce que deux employés consultaient des fichiers Excel différents.
- Une assurance expirée découverte lors d'un contrôle de la Guardia Civil.
- Une amende du fisc pour des anomalies dans la facturation trimestrielle.
Chacune de ces erreurs coûte entre 50 et 2 000 € selon le cas. La probabilité qu'aucune ne survienne en un an est pratiquement nulle. Comptez 2 à 3 incidents par an.
Ce que personne ne mesure : le client qui ne revient pas
C'est le coût invisible. Un client qui vient récupérer son véhicule et doit attendre 15 minutes parce que « nous imprimons le contrat » ne revient pas. Et il ne vous dira pas pourquoi.
Avec un logiciel :
- Le contrat est généré en 30 secondes.
- La facture lui arrive automatiquement par e-mail.
- La prochaine fois qu'il revient, ses données sont déjà enregistrées et il suffit de les confirmer.
Avec Excel :
- Vous rédigez le contrat vous-même en copiant-collant les données.
- Vous créez la facture à la main dans un autre programme.
- La fois suivante, vous lui redemandez ses données.
Combien de clients récurrents perdez-vous chaque année à cause de cela ? Si vous perdez 3 clients professionnels à 2 000 € par an chacun, ce sont 6 000 € qui n'entrent pas.
Le total : 12 000 € par an
En additionnant les trois blocs :
- Heures administratives perdues : ~5 250 €/an
- Erreurs et rectifications : ~1 500 €/an
- Clients non récurrents : ~6 000 €/an
Total estimé : 12 000 € par an que vous coûte Excel, sans que cela apparaisse dans aucun compte de votre comptabilité.
Le logiciel le plus cher du marché pour une flotte de 25 véhicules coûte moins de 1 000 € par an. L'investissement est rentabilisé en moins d'un mois.
Ce que vous gagnez dès le premier jour
Nous ne allons pas vous vendre du rêve : le premier mois avec un logiciel, c'est aussi du travail. Il faut enregistrer les véhicules, configurer les tarifs, importer les clients. Mais à partir du 30e jour, vous gagnez ces 7 heures chaque semaine.
Et à la fin de l'année :
- Clôtures de caisse en 5 minutes au lieu de 25.
- Des factures correctes sans avoir à les refaire.
- Alertes automatiques pour le contrôle technique (ITV) et l'assurance, 30 jours avant l'échéance.
- Une vue des voitures disponibles aujourd'hui et la semaine prochaine, d'un coup d'œil.
- Le modelo 420 se remplit tout seul à partir du rapport du logiciel.
Que faire demain
Essayez car-rent.es gratuitement pendant 14 jours. Sans carte bancaire. Enregistrez votre flotte et créez trois contrats de test. Si au bout d'une semaine vous n'êtes pas convaincu, vous arrêtez et il n'y a aucun problème.
Le plus difficile n'est pas de choisir un logiciel. Le plus difficile, c'est de décider d'arrêter de perdre de l'argent.