Il y a une conversation que nous avons avec presque tous les loueurs de voitures qui envisagent de changer de logiciel. Elle se déroule à peu près ainsi :
— Dites-moi, le contrat sera-t-il identique au mien ?
— Non, il sera comme celui du logiciel.
— Je vois… c'est que j'utilise ce contrat depuis quinze ans.
Et ils ont raison de s'en préoccuper. Le contrat n'est pas un papier comme un autre : c'est le document que le client signe, celui que vous présentez en cas de litige, celui que votre équipe remplit depuis des années les yeux fermés. Le remplacer par un autre uniquement parce que le logiciel ne sait pas reproduire le vôtre est une raison assez pauvre.
Nous avons donc réglé le problème : dans car-rent.es, c'est vous qui concevez le contrat.
Trois façons d'obtenir votre contrat
Tout le monde ne veut pas la même chose, il y a donc trois voies, et toutes mènent au même résultat.
1. Vous en choisissez un dans la galerie
Quatre modèles professionnels, prêts à l'emploi, que vous pouvez voir en taille réelle avant de vous décider :
- Classique : sections avec bandeau de couleur et schéma des dommages. Le modèle polyvalent.
- Compact : tout est condensé dans une grille, sans schéma. Pour les comptoirs à fort volume, où chaque seconde compte.
- Premium : sobre, aéré, avec une typographie à empattements. Pour le haut de gamme et les clients entreprise.
- Touristique bilingue : chaque libellé en espagnol et en anglais, avec le schéma bien visible. Pour les aéroports et les zones touristiques.
Vous en choisissez un, il est copié dans vos modèles et, à partir de là, il est à vous : vous pouvez le retoucher sans crainte, car l'original reste intact. Essayez les quatre si vous le souhaitez.
2. Vous nous envoyez le contrat que vous utilisez déjà, et l'IA le reconstitue
C'est celle qui surprend le plus. Prenez en photo avec votre mobile le contrat papier de votre entreprise —de préférence un exemplaire vierge— et envoyez-la. L'intelligence artificielle reproduit sa structure et relie chaque champ à la donnée correspondante : là où va le nom, elle met le nom ; là où va l'immatriculation, l'immatriculation.
En moins d'une minute, vous obtenez votre contrat habituel, mais qui se remplit tout seul.
Soyons honnêtes sur ce qu'elle fait et ne fait pas : l'IA réalise 90 % du travail —la mise en page est montée et les données sont reliées—, mais ce n'est pas un calque au millimètre. Vous apportez la touche finale dans l'éditeur, qui est là pour ça. Et le modèle ne s'active pas tout seul : vous le relisez d'abord et le prévisualisez avec les données d'un de vos vrais contrats.
3. Vous le modifiez vous-même
Si vous voulez un contrôle total, l'éditeur propose toutes les variables de la location à portée de clic, regroupées : client, document, permis, véhicule, dates, montants, IGIC, caution, agences. Vous les placez où vous voulez.
Et tout ce qui est répétitif est déjà prêt sous forme de blocs : le tableau de tarifs complet avec assurances et IGIC, les conducteurs additionnels, votre logo, le QR code. Un bloc, une ligne.
Le détail dont personne ne parle : tout tenir sur une seule feuille
Voici une histoire vraie, de ce mois-ci. Nous étions en train de revoir l'impression et nous avons mesuré le nombre de pages que prenait le contrat avec des données ordinaires. Résultat : deux.
Deux pages, c'est deux fois plus de papier, deux fois plus de toner et —ce qui gêne le plus— le client qui attend au comptoir pendant que l'imprimante crache une deuxième feuille dont personne ne voulait.
Nous l'avons entièrement repensé pour qu'il tienne sur une seule face A4. Mais cela ne suffit pas, car le contrat n'a pas toujours le même poids : certaines entreprises ont des conditions légales interminables, et certains jours il y a deux conducteurs additionnels.
Le contrat s'ajuste donc tout seul : quand le contenu devient trop dense, il réduit le texte légal —qui varie d'une entreprise à l'autre— juste ce qu'il faut pour continuer à tenir. Rien n'est coupé et les données de la location restent toujours à une taille lisible. Nous l'avons testé avec des conditions de plus de 7 000 caractères : il tient toujours sur une seule face.
Le schéma des dommages, là où il doit être
Si vous louez des voitures, vous savez que le moment critique n'est pas la signature : c'est le retour. « Cette bosse était déjà là. » « Non, elle n'y était pas. »
Le contrat comporte imprimé le dessin du véhicule —vue de dessus et de côté— avec sa légende : rayure, bosse, peinture, vitre, pièce manquante. Votre opérateur note à la main l'état du véhicule à la remise, puis de nouveau au retour. Papier, stylo et signature : la méthode de toujours, qui reste celle qui génère le moins de litiges.
Et un QR code qui met fin aux réimpressions
Facultatif, mais recommandé. Le contrat peut comporter un QR code que le client scanne avec son mobile et qui ouvre son contrat complet avec toutes les conditions. Sans rien installer.
Trois problèmes résolus :
- Le client qui appelle trois jours plus tard pour demander une copie du contrat. Il l'a déjà sur son mobile.
- Les petites lignes. Les conditions complètes tiennent en ligne sans surcharger le papier.
- Le support durable de l'article 63 du TRLGDCU, qui vous impose de remettre le contrat dans un format que le client peut conserver.
Une précision technique qui nous tient à cœur : le QR code est généré dans le navigateur, et non par un service externe. Le lien vers le contrat de votre client ne transite par aucune entreprise tierce.
Si vous avez des imprimantes matricielles, ne les jetez pas
Ce secteur a une particularité que les logiciels modernes ignorent souvent : de nombreuses imprimantes matricielles fonctionnent encore avec des formulaires préimprimés. Et elles fonctionnent bien : papier autocopiant, un exemplaire pour le client et un autre pour le dossier, sans rien numériser.
Dans une entreprise avec plusieurs agences, il est courant que les deux coexistent : celle de l'aéroport imprime déjà au laser, et l'agence historique continue avec sa matricielle et son carnet à souches.
Sur car-rent.es, chaque agence choisit son format :
- Laser : imprime le contrat complet, avec votre design, sur une feuille blanche.
- Matriciel : imprime uniquement les données, positionnées dans les cases de votre formulaire.
Et voici ce qu'apprécie le comptoir : l'imprimante matricielle se calibre une seule fois. Vous ajustez l'emplacement de chaque donnée sur votre formulaire, vous enregistrez, et c'est terminé. Au quotidien, on clique sur « Imprimer » et ça sort. Plus besoin de se battre avec la configuration à chaque nouveau client.
Et si cela ne vous convainc pas, retour en arrière en un clic
Vous pouvez avoir plusieurs modèles enregistrés et passer de l'un à l'autre. Dupliquez-en un pour tester des variantes sans toucher à celui qui est utilisé. Et si le nouveau design ne vous plaît pas vraiment, désactivez-le et revenez au modèle standard instantanément, sans rien perdre.
Car changer de logiciel est déjà assez intimidant, sans avoir en plus peur de toucher au contrat.
Ce qui est inclus dans chaque offre
Les modèles de contrat, la galerie, le schéma des dégâts et le QR sont inclus dans toutes les offres, y compris Starter. La marque blanche —retirer la mention car-rent.es du contrat en ligne que voit votre client— est réservée à l'offre Business.
Essayer gratuitement 14 jours →
Nous vous expliquons tout plus en détail sur la page contrat personnalisable. Et si vous préférez le voir avec votre propre contrat sous les yeux, appelez-nous au 623 63 48 00 : envoyez-nous une photo du vôtre et nous vous montrerons le rendu.