Wenn Sie Vertriebsmitarbeiter im Außendienst haben – in Hotels, im Hafen, am Flughafenterminal oder einfach bei der Kundenakquise außerhalb der Filiale –, kennen Sie dieses Problem genau: Der Vertrag wird auf Papier unterschrieben, und solange dieses Papier nicht am Schalter ankommt und jemand es abtippt, erscheint das Fahrzeug im System weiterhin als „frei“.
Das Ergebnis: Doppelbuchungen, der Anruf „Sag mal, ist der weiße Corsa vermietet oder nicht?“ und ein ganzer Nachmittag am Tagesende, an dem Verträge von Hand eingegeben werden, einer nach dem anderen.
Wir haben eine Funktion eingeführt, die dieses Problem an der Wurzel packt: den Vertrag per Foto vom Papier erstellen. Den Rest übernimmt die künstliche Intelligenz.
So funktioniert es, Schritt für Schritt
- Der Vertriebsmitarbeiter schließt die Vermietung mit dem althergebrachten Papiervertrag ab, den er im Beisein des Kunden handschriftlich ausfüllt.
- Er öffnet car-rent.es auf dem Smartphone (als App installiert) und macht ein Foto.
- Innerhalb von 10–30 Sekunden liest die KI die Handschrift: Name, Ausweisnummer (DNI), Führerschein, Kennzeichen, Daten, Uhrzeiten, Tagespreis, Versicherungen und Gesamtbetrag.
- Das Formular erscheint bereits ausgefüllt. Der Mitarbeiter wirft einen Blick darauf, korrigiert bei Bedarf und speichert.
- Der Vertrag ist angelegt, und das Fahrzeug wird in der Flottenübersicht sofort als belegt angezeigt.
Das ist keine klassische OCR, die nur Druckschrift liest, sondern modernste Bild-KI, dieselbe Technologie, die hinter den Assistenten steckt, die Sie täglich nutzen. Normale Handschrift liest sie erstaunlich gut.
Und das Wichtigste: Sie erfindet keine Daten
Wenn eine KI ein Dokument liest, ist die Versuchung groß, ihr blind zu vertrauen. Hier ist das nicht nötig: Was sie nicht sicher lesen kann, lässt sie leer und markiert es für Sie als „unsicheres Feld“. Sie erfindet nie eine Ausweisnummer oder ein Datum. Sie prüfen immer vor dem Speichern, mit dem Foto vor Augen.
Der Hinweis, der Ihnen Ärger erspart: säumige Kunden
Das gefällt Autovermietern am besten. Wenn die KI den Ausweis (DNI) liest, gleicht sie ihn mit Ihrer Datenbank säumiger Kunden ab. Ist dieser Kunde – oder der Fahrer – als säumig markiert, erscheint ein deutlich sichtbarer roter Hinweis mit Grund und Datum, bevor die Schlüssel übergeben werden.
Er warnt, blockiert aber nicht: Die Entscheidung liegt immer bei Ihrem Team. Doch die Information kommt rechtzeitig, nicht erst, wenn der Kunde schon mit dem Auto weg ist.
Flottenkontrolle – immer auf dem neuesten Stand
Das ist die große operative Veränderung. Beim herkömmlichen Papiervertrag hinkt die tatsächliche Verfügbarkeit der Flotte immer hinterher: Das Fahrzeug ist auf der Straße vermietet, aber auf dem Bildschirm noch frei. Beim Vertrag per Foto sendet der Vertriebsmitarbeiter ihn im Moment der Unterschrift, sodass:
- das Büro die tatsächliche Verfügbarkeit sieht, nicht die von vor drei Stunden.
- nicht ein anderer Vertriebsmitarbeiter dasselbe Fahrzeug versehentlich noch einmal vermietet.
- niemand am Ende des Tages einen ganzen Vertrag abtippen muss: Er ist bereits erfasst.
Das Büro prüft in Ruhe
Und die Qualitätskontrolle? Jeder aus einem Foto erstellte Vertrag geht in Ihrem Büro als „zu validieren“ ein. Der Mitarbeiter öffnet eine geteilte Ansicht: links das Foto des Papiers, rechts die Daten. Er vergleicht, korrigiert alles, was die KI nicht ganz richtig gelesen hat, und validiert. Es wird festgehalten, wer wann validiert hat.
So verbinden Sie das Beste aus beiden Welten: Der Vertriebsmitarbeiter ist unterwegs schnell, und das Büro stellt sicher, dass sich kein falsches Datum einschleicht.
Ein Modus, der auf den Vertrieb zugeschnitten ist
Die Vertriebsmitarbeiter installieren car-rent.es als App auf ihrem Smartphone mit einer eigenen Oberfläche, dem „Vertriebsmodus“: große Schaltflächen, um einen Vertrag per Foto zu senden, eine Reservierung anzulegen, Verträge einzusehen und Kunden aufzurufen. Alles mit einem Fingertipp, ohne sich in Menüs zu verlieren, die für den Schalter gedacht sind.
Und das Original auf Papier?
Es geht nicht verloren. Das Foto des unterschriebenen Vertrags wird in der Akte archiviert, in einem geschützten Ordner (er lässt sich nicht über eine lose URL öffnen: Nur wer mit Ihrem eigenen Unternehmen angemeldet ist, kann ihn sehen). Ihr Dokumentennachweis ist digitalisiert und auffindbar – DSGVO-konform.
In welchem Tarif ist es enthalten?
Der Vertrag per Foto mit KI und der mobile Vertriebsmodus sind dem Business-Tarif vorbehalten. Es ist die Funktion, die für eine Autovermietung mit Vertriebsmitarbeitern im Außendienst den größten Unterschied macht. Die kostenlose 14-Tage-Testphase enthält sie, damit Sie sie mit Ihren eigenen Verträgen und Ihrer eigenen Handschrift in Aktion sehen können.
Möchten Sie vorab mehr Details? Alles dazu erfahren Sie auf der Seite Vertrag per Foto mit KI, oder rufen Sie uns unter 623 63 48 00 an, und wir zeigen Ihnen eine Demo mit einem Ihrer Verträge.